Organizator zgromadzenia publicznego zawiadamia organ gminy w taki sposób, aby wiadomość o zgromadzeniu dotarła nie później niż na 3 dni, a najwcześniej 30 dni przed datą zgromadzenia.

Zawiadomienie o zgromadzeniu publicznym powinno zawierać następujące dane:

1. Imię, nazwsko, datę urodzenia i adres organizatora oraz nazwę i adres osoby prawnej lub innej organizacji, jeżeli w jej imieniu organizuje on zgromadzenie
2. Cel i program oraz jzyk, w którym będą porozumiewać się uczestnicy zgromadzenia
3. Miejsce i datę, godzinę rozpoczęcia, planowany czas trwania, przewidywaną liczbę uczestników oraz projektowaną trasę przejścia, jeżeli przewiduje się zmianę miejsca w czasie trwania zgromadzenia
4. Określenie planowanych przez organizatora środków służących zapewnieniu pokojowego przebiegu zgromadzenia oraz środków, o których dostarczenie zwraca się do organu gminy

Szczegółowo sprawy zgromadzeń publicznych reguluje Ustawa z dnia 5 lipca 1990 r. Prawo o zgromadzeniach (Dz.U.90.51.297 z późn. zm.).

Na podstawie Ustawy Prawo o zgromadzeniach w Urzedzie Miasta Stołecznego Warszawy opracowany został formularz zgłoszenia zgromadzenia publicznego.

Zawiadomienie o zgromadzeniu organizowanym na terenie miasta stołecznego Warszawy należy kierować na adres:

Biuro Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego
Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy
ul. Młynarska 43/45
01-170 Warszawa